Stefanie Krüsi
Von der Bekanntmachung und der Vorfreude über das Live-Erlebnis mit allen Sinnen bis zum nachhaltigen Austausch und der Datenanalyse danach: Ein Event-Erlebnis ist mehr als der Besuch an einer Veranstaltung in einer tollen Location. Eine ganzheitliche Kommunikation drumherum kann einen erheblichen Mehrwert schaffen. Wie eine zyklische Eventkommunikation vor, während und nach dem Event aussieht, und wie dies konkret für Unternehmen und Organisationen, aber auch aus Sicht der Teilnehmenden in der Umsetzung aussieht, wird im folgenden Beitrag aufgezeigt.
Die Zeiten, in denen Events erst mit dem Betreten der Location begannen, sind vorbei. Heute spielt die Pre-Event-Kommunikation eine Schlüsselrolle in der Eventplanung. Warum? Weil sie es uns ermöglicht, eine Brücke zwischen dem digitalen Raum und dem physischen Eventerlebnis zu schlagen.
Auf einer Event-Landingpage, mit Newslettern und in Social Media können nicht nur Infos zu Location, Programm und mögliche Teaser auf Überraschendes geteilt werden, sondern auch auf erste Fachinhalte, spannende Speaker:innen und Networking-Möglichkeiten hingewiesen werden. Das Ganze in ansprechenden Häppchen. Teil der Pre-Event-Kommunikation kann auch das Abfragen der Bedürfnisse der Teilnehmer:innen sein. So wird nicht nur die Neugierde geweckt, sondern auch das Engagement der Teilnehmer:innen lange vor der eigentlichen Veranstaltung.
Dabei geht es um mehr als das Teilen von Informationen: Es geht um den Aufbau einer Community. Eine Pre-Event-Community ermöglicht es, schon vor der Veranstaltung mit dem Networking zu beginnen und eine Basis für weiterführende Kontakte und Gespräche zu schaffen.
Für manche Veranstaltungsformate hat dieser Ansatz einen angenehmen Nebeneffekt: Die Veranstaltung selbst kann kurz und prägnant gehalten werden. Statt sich durch langwierige Tagesveranstaltungen zu quälen, erleben die Teilnehmenden das Wesentliche in kurzweiligen und knackigen Formaten und können sich anschliessend auf das Networking oder den informellen Teil freuen.
Von der Pre-Event-Kommunikation zum Live-Event
Der Live-Event selbst lebt dann von seiner Dynamik, seinem Fluss und seiner Fähigkeit, die Teilnehmenden nicht nur räumlich und mit allen Sinnen, sondern auch kommunikativ zu umarmen. Die Kommunikation während des Events ist das unsichtbare Band, das alle Elemente zusammenhält und zu einem runden Gesamterlebnis beiträgt.
Wie stellt man sicher, dass dieses Band stark und flexibel zugleich ist? Strategische Massnahmen, wie die Kommunikation während der Veranstaltung zu einem erfolgreichen Event für die Teilnehmenden beitragen kann, können wie folgt aussehen:
Dank Social Media und Event- oder Web-Apps können die Teilnehmenden in Echtzeit mit Updates versorgt werden. Ob Programmänderungen, Ankündigungen von Highlights oder interessante Einblicke hinter die Kulissen – kleine Live-Updates halten die Spannung hoch und die Teilnehmenden informiert. Zudem können kurze Meinungsumfragen, Q&A-Sessions oder Live-Feedback-Tools nicht nur die Interaktion erhöhen, sondern den Teilnehmenden auch das Gefühl geben, aktiv am Geschehen beteiligt zu sein und mitgestalten zu können. Der Vorteil: Als veranstaltendes Unternehmen oder als Organisation erhält man in Echtzeit wertvolles Feedback aus erster Hand, das bei Bedarf sofort umgesetzt oder im Nachgang der Veranstaltung als Analysematerial genutzt werden kann.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Kommunikation während einer Veranstaltung ist eine klare Informationsführung. Diese kann unabhängig von der Grösse des Events durch feste Beschilderung, digitale Anzeigen auf Screens, Infostände oder Durchsagen umgesetzt werden Der verstärkte Einsatz digitaler Kommunikationsmittel, die die Verbreitung von Informationen oft erleichtern und beschleunigen, trägt zusätzlich zur Nachhaltigkeit der Veranstaltung bei. Das Wichtigste? Die Teilnehmenden müssen jederzeit wissen, wo sie was finden und was als nächstes kommt. Klare und zugängliche Kommunikation vermeidet Verwirrung, schafft Vertrauen und holt die Teilnehmenden dort ab, wo sie sind. Und auch in der Masse ist es wichtig, den menschlichen Touch nicht zu verlieren. Personalisierte Nachrichten oder gezielte Ansprachen können hier Wunder wirken und den Teilnehmenden das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein.
Kommunikation während des Events ist also mehr als reine Informationsvermittlung – sie ist Teil des Erlebnisses und trägt massgeblich zum Gesamteindruck der Teilnehmenden bei – bewusst und unbewusst.
Nach dem Event ist vor dem Event
Verlassen die letzten Teilnehmenden die Location und das Licht langsam gedimmt wird, beginnt die Post-Event-Kommunikation. Jetzt kann und darf die Veranstaltung nicht enden. Die Begeisterung kann jetzt mit gezielten Massnahmen verlängert werden. Das zeitnahe Teilen von Highlights in Form von Fotos, Texten, Videos und einer kurzen Dankesbotschaft verlängert den Event und zeigt den Teilnehmenden, wie wertvoll ihre Anwesenheit war. Wer klickt sich nicht gerne durch die Fotos eines Events oder schaut sich den After-Movie an? So können die Live-Momente noch einmal erlebt werden.
Ein weiteres Element der Kommunikation nach einem Event ist die Wiederverwendung von Inhalten. Präsentationen, Videos oder interessante Zitate von Referent:innen oder Teilnehmenden lassen sich wunderbar für Blogbeiträge, Newsletter und Social Media aufbereiten. So werden wertvolle Inhalte nicht nur mehrfach verwendet, sondern den Teilnehmenden wird auch gezeigt, dass sie Teil der Geschichte und des Erlebnisses sind und waren. Dies kann das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Aber was hat den Teilnehmenden eigentlich am besten gefallen? Gibt es etwas, das man beim nächsten Mal besser machen könnte? Der Aufruf zum Feedback zeigt nicht nur, dass die Meinung der Teilnehmenden geschätzt wird, sondern liefert auch wertvolle Daten zur Optimierung zukünftiger Events.
Nicht zuletzt kann die Kommunikation nach dem Event auch als Teaser für die nächste Veranstaltung dienen. Ein kleiner Ausblick hält die Spannung hoch und die Community engagiert.
Zyklischer Ansatz für die Kommunikation deines nächsten Events
Gerne berate ich dich zum Thema ganzheitliche Eventkommunikation: Ein zyklischer Ansatz – von der Vorfreude über das Live-Erlebnis bis zum nachhaltigen Austausch danach – ist entscheidend dafür, wie wir Events denken, erleben und als Instrument für Unternehmen und Organisationen mit nachhaltiger Wirkung einsetzen können.
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